TUGAS STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAGEMENT

Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM,
digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan :

1.SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

2.SIM sebagai pendukung keputusan

3.SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manaajeman

4.SIM berdasarkan fungsi organisasi

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing klasifikasi diatas :

1. SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

            Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya.

            Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan
atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai.

1.1. Komponen Fisik

1.2. Fungsi pemrosesan

Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem. Cara lain untuk menggambrakan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat fungi pemrosesan utama.

1.3.Output untuk pemakai

2. SIM sebagai pendukung keputusan

            Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon :

a. Terstruktur / terprogram Berulang, rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tipa kali terjadi.

b. Tidak terstruktur / tidak terprogram Baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus. Dukungan sistem informasi akan berbeda untuk 2 jenis keputusan. Syarat informasi untuk keputusan terstruktur adalah prosedur yang lebih jelas dan tidak samar-samar untuk pemasukan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk memastikan pembetulan dan input yang lengkap, memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam bentuk yang berguna untuk aksi. Contoh dari keputusan yang sangat terstruktur adalah rumus memesan inventaris lagi.

            Syarat-syarat dukungan untuk membuat keputusan tidak terstruktur dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan prosedur. Sistem dukungan keputusan yang interaktif dengan jawaban yang umum dan kemampuan menganalisa adalah dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur.

3. SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manajeman Struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hirarki dari perencanaan manajeman dan aktifitas pengendalian. Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.

            Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi  pada tingkat dari penegndalian manajeman, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuansi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil-hasil operasi pada tingkat strategi, hasil dlam operasi-operasi dan pengendalian manajeman yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada ditengahnya.

3.1 Sistem informasi untuk pengendalian operasional

            Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian opersional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

1.Proses transkasi

2.Proses laporan

3.Proses pemeriksaan

3.2. Sistem informasi untuk perencanaan strategis

            Informasi pengendalian manajeman dioerlukan oleh manajer departeman untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut :

a.Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll).

b.Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

c.Sebab penyimpangan

d.Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajeman terdiri dari 2 elemen utama, yaitu :

1.Database dari operasional

2.Rencana, anggaran, standar, dll

            Kedua elemen tersebut mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya. Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajeman adalah :

a.Model perencanaan dan anggaran

b.Program-program laporan penyimpangan

c.Model-model analisis masalah

d.Model-model keputusan

e.Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajeman adalah :

rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah,
keputusan untuk penelaahan, dan atas jawaban atas pertanyaan

3.3. Sistem informasi untuk perencanaan strategis

            Tujuan perencanaan stategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:

• Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah manjadi usaha melalui pesanan.

• Suatu toko serba ada dengan toko dipusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral diluar kota.

           

            Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajeman. Kegiatan ini memang agak tidak diatur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran

Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri data :

1.  Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

2.  Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.

3.  Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

4. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

5.  Prospek bagi industri di daerah lain.

6.  Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

7.  Peluang bagi karya usaha baru.

8.  Alternatif strategi.

9.  Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattifbeberapa strategi

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi
pengendalian manajeman dan pengendalianoperasional. Namun demikian sistem informasi manajeman dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya :

•  Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

• Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.

•  Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dlam database komputer.

4. SIM berdasarkan fungsi organisasi

            Sistem informasi manajeman dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajeman dan perencanaan strategis.

Adapun masing-masing dari subsistem-subsistem fungsional tersebut adalah :

1.Subsistem Penjualan Dan Pemasaran

2.Subsistem Produksi

3.Subsistem Logistik

4.Subsistem Personalia

5.Subsistem Keuangan dan Akunting

6.Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)

7.Subsistem Top Managemant (Manajeman Puncak)